档案人员上岗培训资料（七）——电子文件的归档与管理

一是数字档案馆电子文件的提供利用；二是基层单位的电子文件在线利用；三是其他在线服务。
  电子文件利用中应注意的问题：
（1）归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。
（2）利用时应使用拷贝件。
（3）利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
（4）利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
3、电子文件利用的新特点
⑴、良好的共享性。
⑵、良好的复用性。
⑶、良好的交互性。
⑷、运用的灵活性。
⑸、超地域限制性。
⑹、超时间限制性。
⑺、更加突出的安全问题。 

（1）利用方法应视用户的情况而定，不能无原则地向所有用户提供全部的利用方法。
（2）依据电子档案的密级，进行有效管理，一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用复制复制的方式提供利用，对于提供利用的复制复制件制作，必须在有效控制下进行。
（3）采用通信传输或直接利用等利用方法，必须对内容信息进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期折更换。
（4）无论采用何种利用方法，都应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为利用工作查证的依据。
（5）利用系统应有较强的容错能力，避免由于误操作而带来不可挽回的损失。

1、归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档 案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。
2、属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
四、电子文件的统计、分析
档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
档案管理软件应当能提供对归档电子文件的数据分析和利用情况分析。