档案人员上岗培训资料（七）——电子文件的归档与管理

电子文件的完整性包括两个方面的含义：
 一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；
二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。

完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全的文件留给后人的是残缺不全的社会记忆，因此，维护电子文件的完整性是文件、档案工作人员的重要职责。
五、电子文件的管理原则

       六、电子文件的管理模式
  机构业务范围、电子文件种类、内容的差异，不同机构电子文件的具体管理模式可能不尽相同，但各个机构都应该对以下两方面的问题给予足够的重视。

根据目前的认识，数字档案馆应具有以下三个方面的基本功能：
一是电子文件信息的汇集功能。
二是电子文件信息的管理功能。
三是电子文件信息的发布功能。

⑴、基础设施建设：
数字档案馆网络环境建设；硬件基础设施建设；系统软件建设。
 ⑵、应用系统建设：
信息接收系统；馆藏数字化系统；信息搜寻系统。
⑶、信息资源建设：
一是信息资源采集要的主要来源和采集范围；二是数字档案馆资源分为元数据库和对象数据库；三是传统档案馆的重要区别之一就是需要对网络上具有档案性质的各类信息资源进行采集、加工、整序。

一、电子文件归档与管理的总体要求
1、电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性；
2、应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性；
3、应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
一、电子文件归档与管理的总体要求
      4、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形    式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
5、具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
6、应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章 。
二、电子文件的真实性、完整性和有效性保证
（1）登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。
（2）登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。
（3）登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。
（4）登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。   
        二、电子文件的真实性、完整性和有效性保证
（1） 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
（2） 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
（3） 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
（4） 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。  
二、电子文件的真实性、完整性和有效性保证
3、应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
4、应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。
5、电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。

1、电子文件收集与积累的范围。
   概括地说，应按国家关于文件归档的现行有关规定，主要参考现行纸质文件的积累范围制订电子文件的积累范围。除参考纸质文件的积累范围以外，电子文件积累范围还应根据各部门文件形成情况以及电子文件的特点制定。