档案人员上岗培训资料（七）——电子文件的归档与管理

一、电子文件与电子档案的含义
   电子文件：是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 
 
   电子档案的概念：
电子档案：是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。 这一含义有四层意思，
一是电子档案是已归档的电子文件，已归档要求：具有保存价值，已进行整理。
二是电子档案具有保存价值，具有保存价值：主要是本单位自身的文件，具体指：反映本单位主要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映本单位的主要财务与产权关系。
三是电子档案要按一定方法整理，不是杂乱无章的，而且要求集中统一管理。
四是电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就不能使用，这就类似过去的甲骨文，十年前的 DBASE等设计的管理软件。

二、电子文件的形成

三、电子文件的类型

一是文本文件（ text,字或表处理文件）。是指用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。
二是数据文件(date，数据库电子文件)。以数据库形式存在的具有文件属性的记录。数据库、记录、字段是其三个层次。
三是图形文件（graphic）指根据一定算法绘制的图表、曲线图，如计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的设计模型、图纸、图画等文件。
四是图像文件（image）。指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。
五是影像文件。指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种形态画面，如数字影视片、动画片等
六是声音文件。指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。
七是命令文件，即计算机程序。

1、简单文件：仅有一种格式组成的文件。
2、复合文件：含有多个独立数字流和索引信息的文件。
3、复杂文件：含有多种数据类型，并由多个OLE服务器（对象链接与嵌入服务器）操作的文件 。 

（三）按文件的功能划分
四、电子文件的特点及其影响
1、电子文件信息形态的数字化。
2、电子文件对计算机系统的依赖性。 
3、电子文件对标准、规范的依赖性。
4、电子文件内容读取的间接性。
5、电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性。
6、电子文件信息与载体的相分离性。
7、电子文件信息的共享性及不安全性。
8、电子文件信息内容的可更改性。
9、电子文件归档的非实体性 。

电子文件的诸多特点, 给人以许多启迪。
          这就要求管理者：
在“ 电子文件管理系统”设计时特别注意“ 元数据”和系统用户访问权限的设置, 以实现电子文件管理的“ 前端控制”和“ 全程管理”原则;
在电子文件管理的过程中, 要考虑计算机和网络设备的软硬件兼容配套等问题;
在计算机软硬件更新换代时要考虑电子文件格式和载体的转换以及数据库数据迁移等问题；
在电子文件“ 收集归档”时要考虑电子文件背景信息及元数据收集、电子文件生成和阅读处理的相关软件的归档问题等。

五、电子文件的管理原则

（一）全程管理原则  

  电子文件的全程管理原则应该体现在电子文件管理体制与模式的确定，管理系统的设计和运行，管理制度的内容和执行等方面，以保证电子文件在起整个生命周期受到严密的控制。
    

（二）前端控制原则
 前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。

（三）完整性原则