浅谈进一步加强学校档案工作

 
        中小学档案是一个学校历史延续、发展进程的真实反映，它记录着学校的发展轨迹，积累着学校的办学传统经验，反映着学校深厚的文化底蕴，为师生的成长、为教书育人、为领导决策提供着借鉴、参考，是学校的一笔无形资产，随着日新月异的档案事业，学校的档案工作也得到了飞速的发展。实践证明，学校档案对于实施素质教育，推动教育进程，展示学校历程，维护广大师生权益等各方面都具有重大的作用。
         一、加强学校档案的规范化管理、标准化建设
         1、制度健全
         建立健全档案管理制度是做好档案管理工作、发挥档案作用的基本保证。学校应结合实际，成立档案领导小组，建立健全档案管理网络，制定切合本校实际的档案立卷制度、查阅制度、移交制度、保密制度、鉴定销毁制度等档案管理制度，实行档案工作责任制，将档案工作纳入相关处室、部门的年度工作目标，并作为对其负责人进行实绩考核的内容，使学校档案工作有章可循，有据可依，增强了档案部门工作的缜密性，防止了随意性。
          2、分类科学
         学校档案工作是一项业务性很强的工作，档案资料只有科学的进行分类整理保管，才能规范管理、方便使用。学校要根据档案管理的分类要求，结合学校档案的特点，将建校以来上级和本校在教育教学活动中形成的具有参考利用价值的全部文件材料进行系统的分类，制定详细的分类方案、归档范围和保管期限。目前，学校档案大体可分成文书、教学、会计、设备仪器、基建、声像、学生、实物等几大类，当然，随着学校规模的不断扩大，学校档案的不断增加，今后还会有更多的门类产生。
         3、设施齐备
        学校档案室不同于一般的资料室，它既要符合档案长期存放的安全要求，又要方便查找利用，提供服务，因此要配备专用的档案库房、办公室和阅档室，并配置相应的橱柜，复印机、计算机、打印机、空调、吸尘器等辅助设施，档案室的条件要达到防盗、防火、防光、防潮、防高温、防鼠、防尘、防有害生物等十防要求。
         二、建立学校档案的有效运行机制
        1、标本兼治
         一个学校档案残缺甚至混乱是表象，折射出的是学校管理不到位的本质，根本原因是学校档案意识薄弱，领导对档案工作重视不够，因此，从本质上讲，加强学校档案工作，领导重视是根本，可以定期组织全体师生共同学习档案法和档案管理条例，通过讲座、知识测试、张贴宣传栏等多种形式积极宣传、开展、发动，使全校师生切实增强档案意识，人人出力，处处留心，共同搞好学校档案工作。
         2、专兼结合
         建立一支专兼结合的档案工作人员队伍是加强学校档案工作，提高档案管理水平的根本，除了配备事业心强、业务水平高、有比较丰富的档案管理工作经验的同志担任专职档案管理人员外，办公室、教导处、总务处、教科室、政教处、工会、团委等各职能处室都应分别有一名同志担任兼职档案员，负责本部门各类资料的收集归档，按期送交学校档案室，从而保证档案管理网络畅通、人员落实。
         3、管用并重
         档案的最终目的是提供利用，加强学校档案工作的根本目的是服务于学校的发展，服务于学生的成长，因此在加强档案的规范化管理过程中，要提高档案的使用效益。（1）、加强档案人员的在岗培训，每年组织档案人员参加各级各类档案培训，业务交流，到成绩突出的兄弟单位去参观学习。（2）、加强档案的生成性积累，各部门在平时原始资料积累的基础上，每年的寒暑假按照完整、准确、系统的要求，由学校进行集中统一归档。（3）、及时进行鉴定和分类。（4）、妥善保管。（5）、严格查借阅制度，以保证档案的完整无缺。（6）、编制好编研材料，如大事记，基础数据汇编，学校荣誉汇编等资料，可以为学校管理和教育教学提供便捷的信息服务。如何更好的利用档案为学校为全体师生服务也是学校档案工作者最终的目的。