浅谈中学档案信息资源开发与利用
档案工作是一项系统的信息工程，实践证明，重视档案资料的收集、整理和保管，把档案信息资源充分开发出来，提高档案信息的利用率，对学校的教育、教学改革工作将发挥不可替代的重要作用。本文结合我校实际工作，试就中学档案信息资源开发与利用中的问题谈些粗浅的看法。
一、健全和熟悉档案资料是开发利用档案信息资源的基本前提
档案室要开发利用好档案信息资料，除要配备专管人员外，还要有分管的学校领导，做到机构健全，人员落实，每年档案工作确定目标、制订计划，都列入学校工作的议事日程，分管领导要抓紧抓好，把档案工作任务分解到部门，职责明确，建立规范化的制度，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，专管人员要尽心尽责，认真学好《档案法》，熟悉本职业务，熟练规范管理。熟记归档资料信息的来龙去脉、目录索引，从开发利用的每个细节上认真下功夫，以保证档案管理的高标准、高质量。
二、热情主动提供服务，是开发利用档案信息资源的必备条件
搞好档案信息资源的开发与利用，既要坚持按规章制度办事，又要注意改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。
档案工作是服务性的工作，档案管理员的工作就是服务。平时，学校领导、教职员工，要到档案室查阅资料，我们总是有求必应，不厌其烦，只要力所能及，我们都尽量让他们怀着希望而来，满意而归。改革开放以来，在落实知识分子政策和平反冤假错案工作中，一些同志为了解决历史上的遗留问题，还自己一个清白，就必须有历史档案资料作证，他们找我们请求帮助，我们都来者不拒，尽可能给予支持。用我们的辛苦，为求助者提供了方便，虽苦犹乐。在土地使用、入伍、招干、纳新、招工、就业、工资调整和评定职称等方面，要求获取相关档案材料的人更是络绎不绝。尤其是入伍、招工、就业时，招人单位都必须出示就读中学的毕业证明。因年代久远，时代变迁，保管不善，一些校友的毕业证书早已不知去向。因此他们就想到要学校重出证明。依据是档案室的“毕业证书存根”。凡确是本校毕业生，而且能准确说出毕业年度（届别）的，只要能在相关毕业证书存根中有名者，档案室便热情地为这些校友提供查询服务。因为是查证有据，所以学校复印或出具的证明，都能得到用人单位的认可。就这样，我们先后为800多历届毕业生维护了他们的切身利益，深受社会各界的好评。
三、为学校教育发展服务，是开发利用档案信息资源的根本宗旨，
档案是重要的信息资源，重在“开发”。一是开拓收集范围，做到广角度、多层次收集，建立纵向与横向收集工作网络。二是多渠道提供利用，开发有效信息，克服档案原件不被广泛系统利用的缺点，提高利用效率。而开发利用档案资源的宗旨是为学校教育的发展服务。
我们利用档案资料维护了学校的权益，确保学校事业的不断发展。1991年的一次县长办公会上做出了的意向性决议：“将丰利中学校办农场的60亩土地全部划拨给生化实业（集团）公司作为兴办种养加工‘一条龙’项目的生产经营基地”面对这一决议，我校领导在学校档案室查阅到如东县政府转发教育部《关于制止侵占校办工厂、农场的紧急通知》的文件（东政发[1982]135号），文件中规定：“校办工厂、农场、林场是开展勤工俭学，全面贯彻党的教育方针，使学生参加劳动必不可少的基地……任何单位和个人都不得侵占，已侵占的都应立即归还。”同时还查阅到县委、县政府“关于丰利中学校办农场土地归属问题”的文件，文件中明确规定，丰利中学校办农场的土地使用权属学校所有，并有当时县、区、乡、学校原领导和有关当事人的旁证材料。校领导凭这些档案材料与县政府领导进行磋商，最后，县政府终于同意了校方的要求，保住了学校的勤工俭学基地，为学校的继续发展提供了必要的空间。 |
