强化基层机关档案管理的思考

                                强化基层机关档案管理的思考

机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作，是档案事业的基础。近几年来，我县机关档案工作围绕县委、县政府中心工作，在全县经济结构调整、项目建设、各项改革的推进，基础设施建设、重点难点问题的有效化解、党的建设、精神文明建设和民主法制建设中发挥了积极作用，为各级党委、政府和社会公众提供了大量优质的档案信息服务。笔者从调查的情况来看，机关档案工作确实存在着一些问题，并平常工作中暴露出一些薄弱环节，有必要进行深入的研讨，强化机关档案管理工作。

一、深入调查发现存在问题
目前全县档案工作的发展很不平衡，各部门、各镇之间的差距还相当大，有些单位存在的问题还比较严重。 1、各机关领导干部对档案工作重要性的认识不够，放在可有可无的位置。以档案综合管理的必要性缺乏正确的认识，没有真正把档案工作纳入领导的议事日程，列入单位年度工作计划和各职能科室工作职责范围。缺少各种收发登记、借阅登记、文件材料归档制度、岗位责任制的管理和约束，文书处理不规范，造成各门类档案材料分散保管，归档文件不齐全或迟迟得不到归档。对档案工作没有做到有布置、有检查、有考核、有奖励措施。
2、档案人员业务素质不高，档案整理归档质量不高。有些机关没有设置档案人员，或档案人员兼职过多，甚至由下岗人待和临时工安排到档案工作岗位，而且领导班子调整，而分管领导不及时调整，分管领导不到位。档案人员流动过快，不够稳定，缺乏应有的业务培训，因此档案业务素质不高。连最基本的归档范围、分类方案和保管期限表都不清楚，有不及时整理的，有整理不合理的，不便查找利用，甚至找不到，造成了"档案无用论"。给档案工作带来负效应。
3、档案管理不符合要求。没有"专库、专柜、专人"管理，保管条件简陋，防霉、防虫措施不够，档案的完整与安全得不到保障。档案移交没有完备的手续使得，档案数据不准确、帐物不相符。对各种门类、各种载体的档案没有实行集中统一管理。
4、跟不上现代化管理的要求。随着信息化的发展，档案管理还处于原始手工操作阶段，有机关档案室没有配备计算机、相应的打印机及上档案管理软件。
由于领导认识的不到位，人员素质不高，业务管理的跟不上，使机关档案工作形成了一环扣一环的恶性循环问题。因此，完善和强化机关档案的规范管理势在必行。

二、找准切入点解决问题
1、强化机关档案工作目标管理
实施档案工作目标管理强化机关档案工作规范化建设的有效手段，是提高档案管理整体不平，为改革开放、发展经济服务的重大 举措。
（1）增强档案目标考核力度
将档案工作列入年度目标考核、列入三文明建设目标考核和领导管理目标责任制的内容，作为档案干部年度考核的重要依据。引起机关领导干部的重视，以依法治档为已任，认真调配专兼职档案人员，保证经费，切实解决档案工作实际问题，确保档案工作正常运转。使档案工作正直摆上位置，纳入计划，抓出成效。
（2）增加档案工作业务规范化建设力度
一是强化档案材料的立卷归档意识。要求文书处理扎口部门（办公室、综合部门）把好公文的收发、阅办关。使公文处理统一标准。并登记好"帐外"文件的管理工作。二是建立健全和完善档案材料归档制度，建立各职能科室专兼职人员的档案管理网络，明确职责，确保档案材料的收集归档齐全、完整、系统。
（3）加强档案人员队伍建设
提高档案人员的素质是加强业务规范建设的重要条件。一流的管理，需要有一流的人才。因此要加强档案人员文化和专业知识的教育、培训，掌握必要的档案基础知识和技能，适应档案的现代化管理要求。