南通市文书档案电子目录录入要求
一、以件为单位整理的归档文件目录
1. 全宗号字段：录入档案馆给各进馆单位的代号。长度为四个字节，首位用大写字母，后三位用阿拉伯数字表示。例如：“E201”。
2. 年度字段：录入归档文件的形成年度。均用四位阿拉伯数字表示。例如：“2006”。
3. 保管期限字段：使用东方飞扬软件（清华紫光）的单位只需进行“永久、长期、短期”的选择。使用其它软件的单位，永久、长期、短期在数据库中的对应值必须为“1”、“2”、“3”。
4. 分类号字段：为可选项。仅用于计算机自动归档，录入类目代码。类目代码根据各单位档案分类体系自行设定，其组成可用数字或字母表示，长度不超过四个字节。例如：“0101”、“A101”。
5. 室编件号字段：录入长度为四个字节，不足四个字节的在前面补“0”。同一立档单位，在同一年度、同一保管期限下室编件号不能重号、漏号。例如：“0001”。
6. 档号字段：其格式如下：
全宗号—年度—保管期限代码—分类号—室编件号（字段长度分别为4—4—3—4—4，其中“—”不占用长度，仅在软件使用中显示；不足位数的在前面补“0”。）
东方飞扬软件（清华紫光）的档号为自动生成。
7. 题名字段：录入文件标题，长度为120个字节（60个汉字）。具体要求：
（1）信函、信访等无标题的文件，依据其内容拟写，并加“[ ]”号。
例如：[关于张三、李四仓巷拆迁安置信访问题的处理意见]
（2）文件标题为“通知”、“协议”、“合同”、“人大建议”、“政协提案”等不能揭示内容的，原标题照录，在其后“（）”号里录入补充说明。
例1：通知（召开档案学术研讨会）
例2: 合同(电子政务平台建设)
例3: 对市十二届人大三次会议第43号建议的答复（叫停银行卡ATM跨行查询收费）
（3）文件题名过于冗长时，重拟标题，并加“[ ]”号。如标题不能完全反映文件原意的，在其后录入“（原标题见文本）”，再将原标题录入到“文本”字段中。
例1（可以不录入原标题的）：
原文件标题为：南通市档案局、南通市发展和改革委员会、南通市经济贸易委员会转发江苏省档案局、江苏省发展和改革委员会、江苏省经济贸易委员会关于《重大建设项目档案验收办法的通知》的通知
题名字段录入：[关于转发《重大建设项目档案验收办法》的通知]
例2（必需录入原标题的）：
原文件标题为：关于印发《南通市电子政务内网域名管理办法》、《南通市电子政务内网域名编制规划》、《南通市电子政务内网IP地址管理办法》、《南通市电子政务内网IP地址编制规划》的通知
题名字段录入：[关于印发《南通市电子政务内网域名管理办法》等四个文件的通知]（原标题见文本）
文本字段录入：关于印发《南通市电子政务内网域名管理办法》、《南通市电子政务内网域名编制规划》、《南通市电子政务内网IP地址管理办法》、《南通市电子政务内网IP地址编制规划》的通知
（4）文件内容涉及职务任免、奖惩、职称、离退休、工资审批表、机构成立等具体人名、机构名称的，录入本单位（系统）的人名、机构名称；人员调动、组织关系和工资介绍信录入全部人名。
①文件标题不能完全反映文件内容所涉及的人名、机构名称的，且人名、机构名称较少的，原标题照录，在其后录入人名、机构名称，并加“( )”号。
例如：南通市委关于王明等同志的任职通知（居勇昌、朱立珍、明尔中）
②人名、机构名称较多的，“题名”字段不能全部录入的，原标题照录，在其后录入“（详见文本）”，并将人名、机构名称全部录入到“文本”自段中。
例如：南通市委关于王明等同志的任职通知（详见文本）
文本字段：王明、张文清、赵达信、潘璐、吕绍芳、许仁、关亚、秦学贤、居勇昌、朱立珍、明尔中、习尔谟、马元鉴、陈辉、刘建民、祝兴亚、王兴汗、钱桂馨、周宗瑞、缪志强、张世恭、郭浩华
| 
