关于做好2006年度 文件资料收集和集中会审工作的通知

 
        为贯彻实施国家档案局于2006年12月18日颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(第8号令)，进一步加强文件资料的收集工作，确保归档文件资料的齐全完整,以及规范各单位文件材料归档工作。各单位要在3月底前完成2006年度文件资料的收集和初分类工作。并本着对历史负责、替未来着想的高度负责精神，要按照如东县局《关于转发〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉的通知》（东档[2007]6号）文件的要求和本单位职能，尽快修定本单位《文件材料归档范围和保管期限表》，并报县档案局审查批准，为4月份全县集中会审、整理归档做好准备。现将有关事项通知如下：
           一、归档范围
         各地、各部门要加强对文件资料收集归档工作的领导，明确职责、监督检查。各单位业务部门（科室）要注意将本部门（科室）产生的文件资料收集齐全后移交给综合档案室归档，办公室（综合科）要明确归档范围，加强督查和指导，做好文件材料归档前的检查工作。
        （一）检查归档文件材料的质量是否符合要求
 归档文件材料的质量是档案质量的保证，因此在文件材料归档前，档案人员一定要检查归档的文件材料是否符合国家有关规定的要求，注意公务文件和科技文件材料的名称、内容、格式、编制方法、载体材料和书写材料等，对存在质量问题的文件材料，特别是字迹材料不耐久（用铅笔、圆珠笔、复写纸、传真等）、不清楚和载体材料残缺破损的文件材料一定要采取补救措施，从根本上解决问题，保证档案的质量不受影响。
        （二）检查归档文件材料是否完整齐全
 各单位应根据归档范围的内容，认真检查文件材料的数量和内容，保证归档文件材料数量上齐全和内容上完整。归档文件除机关内部的收发文等帐内红头文件外，还应加大对帐外文件的收集。特别加大对业务档案、基建档案、设备档案、声像档案、实物档案、电子档案的管理力度,做到各门类档案的集中统一管理。
        (三)检查电子文件是否及时归档与管理
        为了充分、合理、有效地利用电子信息数据，规范电子数据组织管理，确保电子数据的安全运行，防止电子数据非法使用，各单位应加强对电子文件的管理。电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。电子文件的收集范围应当是反映单位主要职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相关的支持软件和数据等。电子文件归档应当明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存，2006年的重要文件必须刻录三张光盘归档。具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等，同步归档保存。归档电子文件同时保存相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内容、相关说明及描述上保持一致。电子文件的归档应选用以下通用格式:
         1．文字型电子文件：XML、PDF、RTF、TXT。
         2．图像电子文件：JPEG、TIFF。
        3．音频电子文件：WAV、MP3。
        4．影像及多媒体音像数据：MPEG、AVI。